Con el 43% de nosotros pasando al menos algún tiempo trabajando de forma remota, las herramientas de colaboración en línea se están convirtiendo en una parte importante del lugar de trabajo moderno. Y dado que el lugar de trabajo moderno a menudo no es un lugar en absoluto, necesitamos crear un espacio central bien organizado donde se lleve a cabo toda la documentación y comunicación del proyecto. En cualquier caso, para tramitar documentos, muchas herramientas online ponen a nuestra disposición su disponibilidad. Este es el caso, por ejemplo, de resoomer, una herramienta para resumir un documento de muchas formas. Pero, también existen otras herramientas similares para facilitar y mejorar la calidad de nuestras tareas.
Comunicación interna y colaboración
La mayor parte de nuestro tiempo de trabajo se dedica a tareas de cooperación y coordinación. El software de colaboración ayuda a evitar parte de la redundancia y la confusión en la colaboración, lo que nos permite liberar horas para un trabajo más específico. Sí, muchos de nosotros luchamos con una combinación no tan ingeniosa de aplicaciones de Google o Microsoft coordinadas por una confusa red de correos electrónicos. Si este es tu caso, persevera. Hay una manera mucho más fácil de hacerlo.
¿Qué son las herramientas de colaboración?
Una herramienta de colaboración en línea permite un flujo de trabajo más coordinado al proporcionar una plataforma única para reuniones de equipo, intercambio de archivos, almacenamiento de documentación en línea, asignación de tareas y colaboración de tiempo real en los proyectos. Las herramientas de colaboración apuntan sobre todo a reunir a los colaboradores al unísono. Hay muchas variaciones de software de colaboración. Una herramienta para hablar en grupo, una herramienta de colaboración popular centrada en la mensajería grupal. Además, seguramente está familiarizado con las herramientas de colaboración más comunes de Google (Drive, Docs, Sheets, Hangouts) o quizás con las herramientas de colaboración de Microsoft (SharePoint, One Drive). Sí, las herramientas de colaboración pueden ser simples, como por ejemplo el famoso Skype (una de las herramientas de colaboración de MS) o incluso su buena cuenta de correo electrónico. Las aplicaciones de colaboración modernas van un paso más allá al reunir todas estas interacciones laborales en una sola plataforma. Y para el procesamiento de documentos, existe resoomer, una herramienta para resumir pdf y cualquier otro documento.
¿Cuáles son las características de las herramientas de colaboración?
Si ya usa un software de gestión de proyectos, ya tiene acceso a algunas herramientas de colaboración. Hoy en día, todo el software de gestión de proyectos, incluidas las herramientas de programación de recursos, ofrece funciones de colaboración como actualizaciones de estado de tareas, uso compartido de archivos y visualización del progreso. Sin embargo, una herramienta diseñada específicamente para la colaboración en proyectos puede incluir funciones adicionales, como videoconferencias, uso compartido en vivo de documentos creados conjuntamente y portales de clientes.
¿Cuáles son los beneficios del software de colaboración?
Cuando todos los procesos de comunicación, los archivos y el progreso están centralizados en un solo lugar, su equipo se beneficia de un intercambio de información más claro. Esto le ayuda a evitar problemas de comunicación. Si alguna vez cometió el error de enviar una versión desactualizada de un documento compartido a un cliente, comprenderá por qué es importante la colaboración. Sin embargo, los beneficios de las herramientas de colaboración van mucho más allá de mejorar la comunicación. Al estar todo accesible en el mismo lugar, tu proceso es más eficiente y tienes una visión más precisa del avance de tu proyecto.